Tietosuojaseloste

Päivitetty: 13. lokakuuta 2026 

Tietosuojavastaava/Yhteyshenkilö: Jone Korpi

Yleiskatsaus

Spinder Company Oy (Revial) sitoutuu suojaamaan asiakkaiden ja käyttäjien yksityisyyttä, käsitellen henkilötietoja GDPR:n, sovellettavan lainsäädännön ja tietosuojan parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Tämä asiakirja kuvaa, mitä tietoja kerätään, niiden tarkoitukset, käsittelyn perusteet ja yksilöiden oikeudet. Seloste koskee Revialin verkkopalvelua, Revialin muistiinpanoavustajaa (notetaker) ja Revialin iOS- ja Android-mobiilisovellusta (yhdessä ”Palvelu”).

1. Rekisteröityjen kategoriat

Organisaatio käsittelee tietoja:

• Asiakas- ja potentiaalisten yritysten edustajat (myynti, markkinointi, johto)
• Liikekumppanit
• Palvelun käyttäjät (SaaS-työkalun ja mobiilisovelluksen käyttäjät)
• Palvelulla tallennettujen tai analysoitujen tapaamisten osallistujat, mukaan lukien asiakkaidemme omat asiakkaat ja kumppanit
• Verkkosivuston vierailijat
• Tapahtumien, koulutusten ja webinaarien osallistujat

2. Kerättävät tietokategoriat

Perustiedot

• Nimet, yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite)
• Työnantajatiedot (yrityksen nimi, y-tunnus, toimiala)
• Tehtävänimikkeet ja asemat

Palvelun käyttö- ja asiakastiedot

• Käyttäjätunnukset ja salasanat
• Kirjautumis- ja käyttöhistoria
• Asiakassuhteet: tilaukset, lisenssit, laskutus, maksutiedot
• Tukiyhteydenotot ja pyynnöt
• Markkinointi- ja viestintäpreferenssit

Tapaamisdata

• Revialin muistiinpanoavustajalla tai Revialin mobiilisovelluksella tallennettujen tapaamisten ääni- ja videotallenteet
• Litteroinnit, puhujien tunnistus ja tapaamisen metatiedot (otsikko, ajankohta, osallistujat)
• Tapaamisista tekoälyllä tuotettu sisältö: yhteenvedot, toimenpiteet, myyntioivallukset ja tapaamisbriiffit
• Tiedot käyttäjän mobiilisovelluksessa antamasta suostumuksesta kolmannen osapuolen tekoälykäsittelyyn aikaleimoineen

Verkkosivuston, sovelluksen ja palvelun käyttötiedot

• Tekniset tiedot evästeiden kautta: IP-osoite, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, laitetunnisteet
• Mobiilisovelluksen tekniset tiedot: laitemalli, käyttöjärjestelmän versio, sovelluksen versio, kaatumis- ja virhelokit
• Käyttäytymistiedot: sivunäkymät, klikkaukset, lomakevuorovaikutukset
• Likimääräiset sijaintitiedot (kaupunki/IP-perusteinen)

Vapaaehtoiset tiedot

• Tapahtumarekisteröintitiedot
• Palaute- ja kyselyvastaukset
• Erityisesti toimitetut tietokategoriat (käsitellään vain suostumuksella)

3. Tietolähteet

• Suora toimittaminen (rekisteröityminen, lomakkeet, tiedustelut)
• Työnantaja tai organisaatio (palvelun käyttöönotto)
• Käyttäjän Revialin muistiinpanoavustajalla tai mobiilisovelluksella käynnistämät tallennukset. Mobiilisovellus käyttää laitteen mikrofonia vain tallennuksen ollessa käynnissä ja vasta, kun käyttäjä on antanut mikrofoniluvan.
• Automaattinen keräys palvelun käytön aikana (evästeet ja lokit)
• Julkiset lähteet ja yritysrekisterit

4. Käsittelyn tarkoitukset

Palvelun toimittaminen

• Työkalujen ja ominaisuuksien tarjoaminen
• Tapaamisten tallentaminen, litterointi ja tekoälyanalyysi yhteenvetojen, myyntioivallusten ja tapaamisbriiffien tuottamiseksi sekä tapaamisten liittäminen oikeisiin asiakkaisiin ja kauppoihin asiakkaan Revial-työtilassa ja, jos käytössä, asiakkaan CRM-järjestelmässä
• Käyttäjätilien ja pääsyn hallinta
• Tuki ja asiakaspalvelu

Asiakassuhteen hallinta

• Laskutus ja maksunkäsittely
• Suhteeseen liittyvä viestintä
• Sopimusten hallinta

Palvelun parantaminen ja analytiikka

• Käytön seuranta ja analyysi parantamista varten
• Käyttöliittymän ja sisällön personointi

Markkinointi ja viestintä

• Sähköinen suoramarkkinointi (suostumuspohjainen tai laillisesti sallittu)
• Asiakasviestintä ja uutiskirjeet
• Tapahtumien ja koulutusten markkinointi

Turvallisuus ja petosten ehkäisy

• Käyttölokien seuranta väärinkäytösten havaitsemiseksi
• Pääsynhallinta ja tekninen suojaus

Tapaamisdataa ei myydä, sitä ei käytetä mainontaan eikä tekoälymallien kouluttamiseen.

5. Käsittelyn oikeusperuste

• Sopimus: Palvelun toimittaminen ja sopimuksen täyttäminen
• Oikeutettu etu: Asiakassuhteen hallinta, palvelun kehittäminen, olemassa olevien asiakkaiden markkinointi
• Suostumus: Sähköinen suoramarkkinointi uusille kontakteille, tietyt evästeet sekä mobiilisovelluksen tallenteiden jakaminen kolmannen osapuolen tekoälypalveluille (ks. kohta 13)
• Lakisääteinen velvoite: Kirjanpito, viranomaispyynnöt

Kun tapaamisdataa käsitellään asiakasorganisaation Revial-tilauksen puitteissa, asiakasorganisaatio on rekisterinpitäjä ja Revial toimii sen henkilötietojen käsittelijänä tietojenkäsittelysopimuksen perusteella. Asiakasorganisaatio määrittää tapaamistensa tallentamisen ja analysoinnin oikeusperusteen.

6. Evästeet ja seurantateknologiat

Käytetään:

• Välttämättömät: Palvelun ydintoiminnallisuus
• Analytiikka: Käytön analyysi ja parantaminen
• Markkinointi: Sisällön ja mainonnan kohdentaminen (suostumus vaaditaan)

Käyttäjät voivat hallita evästeitä selaimen asetusten tai palvelun preferenssien kautta.

7. Tietojen jakaminen ja siirrot

• Alihankkijat ja palveluntarjoajat (pilvipalvelut, maksunkäsittelijät)
• Kolmannen osapuolen tekoälypalveluntarjoajat, jotka toimivat Revialin henkilötietojen käsittelijöinä tapaamisdatan litteroinnissa ja analysoinnissa (ks. kohta 13)
• Liikekumppanit tarvittaessa palvelun toimittamiseen
• Viranomaiset laillisesti vaaditun mukaisesti
• Ei-EU/ETA-siirrot vain GDPR-suojatoimenpitein (vakiosopimuslausekkeet)
• Henkilötietoja ei myydä

Kaikki Revialin lukuun henkilötietoja käsittelevät palveluntarjoajat ovat sitoutuneet tietojenkäsittelysopimuksiin, jotka edellyttävät niitä suojaamaan tiedot samalla tai vastaavalla tasolla kuin tässä selosteessa kuvataan.

8. Säilytysajat

• Asiakastiedot: suhteen aikana + max 48 kuukautta päättymisen jälkeen
• Tapaamisdata: asiakasorganisaation ja Revialin välisen sopimuksen mukaisesti, ja se poistetaan, kun käyttäjätili tai asiakasorganisaatio poistetaan
• Markkinointilistat: suostumuksen ollessa voimassa tai kunnes peruutetaan
• Evästeet: tyypillisesti 24 kuukautta
• Lakisääteiset vaatimukset voivat edellyttää pidempää säilytystä (kirjanpito: 6-10 vuotta)

9. Yksilön oikeudet

Oikeus:

• Pääsyyn henkilötietoihin
• Korjaukseen tai poistoon
• Käsittelyn vastustamiseen (tietyissä olosuhteissa)
• Käsittelyn rajoittamiseen
• Suostumuksen peruuttamiseen
• Tietojen siirrettävyyteen (tietyissä tapauksissa)
• Valituksen tekemiseen valvontaviranomaiselle

Kun Revial käsittelee tapaamisdataa henkilötietojen käsittelijänä, pyynnöt välitetään rekisterinpitäjänä toimivalle asiakasorganisaatiolle.

10. Tietoturva

Suojaukseen kuuluu:

• Palomuurit, salaus, pääsynhallinta
• Roolipohjainen pääsy (need-to-know -periaate)
• Turvallisuuskäytännöt ja henkilöstön koulutus
• ISO/IEC 27001 -sertifioitu tietoturvan hallintajärjestelmä

11. Yhteisrekisterinpitäjäjärjestelyt

Tietyissä tapauksissa (yhteiset tapahtumat, markkinointikampanjat) voi olla yhteisrekisterinpitäjäasema. Erilliset ilmoitukset toimitetaan tarvittaessa.

12. Google-käyttäjätiedot

Revial integroituu Google Workspace -palveluihin, jotta käyttäjät voivat yhdistää oman Google-tilinsä palveluun. Tässä kohdassa kuvataan, mitä Google-käyttäjätietoja Revial käyttää, mihin tarkoitukseen ja miten tietoja käsitellään. Kohta täydentää tämän selosteen muita kohtia.

Revial ei käytä Google-käyttäjätietoja ennen kuin käyttäjä yhdistää Google-tilinsä nimenomaisesti Revial-sovelluksessa. Yhteyden voi purkaa milloin tahansa samassa näkymässä.

Google Calendar

Pyydetty käyttöoikeus: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.readonly – kalenteritapahtumien lukuoikeus.

Käytettävät tiedot: tapahtuman otsikko, alkamis- ja päättymisaika, kuvaus, järjestäjä ja osallistujaluettelo sekä tapahtumaan tallennettu videoneuvottelulinkki.

Tarkoitus: käyttäjän tulevien asiakastapaamisten tunnistaminen, valmistautumisbriiffin laatiminen kutakin tapaamista varten, Revialin muistiinpanoavustajan liittäminen tapaamiseen tapahtumaan tallennetun videoneuvottelulinkin avulla sekä tapaamisen päättymisen tunnistaminen, jotta tapaamisen jälkeiset materiaalit voidaan tuottaa.

Revialin käyttöoikeus on vain lukuoikeus. Revial ei luo, muokkaa eikä poista kalenteritapahtumia.

Revialin tapa käyttää ja siirtää Google API -rajapinnoista saatuja tietoja noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä, mukaan lukien sen Limited Use -vaatimukset.

13. Tapaamistallenteet ja kolmannen osapuolen tekoälykäsittely

Mitä tietoja lähetetään ja kenelle. Tapaamistallenteita ja litterointeja käsittelee kaksi kolmannen osapuolen tekoälypalvelua, jotka toimivat Revialin henkilötietojen käsittelijöinä:

• AssemblyAI muuntaa tapaamisen äänen litteroinniksi ja tunnistaa puhujat. Äänitallenne lähetetään AssemblyAI:lle.
• Google (Gemini, Google Cloud Vertex AI) tuottaa yhteenvedot, toimenpiteet, myyntioivallukset ja tapaamisbriiffit. Litterointi ja tapaamisen metatiedot lähetetään Googlelle.

Molemmat palvelut käsittelevät tiedot EU:ssa.

Tietosuoja. Molemmat palveluntarjoajat ovat sitoutuneet tietojenkäsittelysopimuksiin, jotka edellyttävät niitä käsittelemään tietoja vain Revialin ohjeiden mukaisesti ja suojaamaan ne samalla tai vastaavalla tasolla kuin tässä selosteessa kuvataan. Ne eivät saa käyttää tietoja tekoälymalliensa kouluttamiseen.

Lupa mobiilisovelluksessa. Ennen ensimmäistä tallennusta Revialin mobiilisovellus kertoo, mitä tietoja lähetetään, kenelle ja mihin tarkoitukseen, ja pyytää käyttäjän luvan. Tallenteita ei jaeta kolmannen osapuolen tekoälypalvelulle ilman tätä lupaa. Jos käyttäjä ei anna lupaa, tallennustoiminto on poissa käytöstä. Käyttäjä voi perua tai antaa luvan milloin tahansa sovelluksen kohdassa Settings → Privacy. Luvan peruminen lopettaa tietojen jakamisen jatkossa, eikä se vaikuta ennen perumista tapahtuneeseen käsittelyyn.

Tapaamisen osallistujat. Tallenteet voivat sisältää muiden tapaamiseen osallistuvien henkilötietoja. Tallennuksen käynnistävä käyttäjä vastaa osallistujien informoinnista organisaationsa käytäntöjen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Tallennus. Tapaamisdata tallennetaan Revialin palvelimille EU:ssa (Amazon Web Services, Tukholma).

14. Käytäntöjen päivitykset

Päivityksiä tehdään palvelun kehityksen, lainsäädäntömuutosten tai viranomaisohjeiden vuoksi. Päivityspäivämäärät näkyvät asiakirjan alussa.

15. Yhteystiedot

Tietosuojatiedustelut: Jone Korpi, jone@revial.ai, Spinder Company Oy (Revial)

Evästeet