Microsoft Teamsin odotushuoneasetukset Revial-botille

Ongelma

Kun Revialin transkriptiobotti liittyy Microsoft Teams -palaveriin, se saattaa ohittaa odotushuoneen ja liittyä palaveriin automaattisesti — riippuen organisaatiosi Teams-asetuksista. Jotkut organisaatiot haluavat botin odottavan odotushuoneessa, jotta palaverin järjestäjä voi hyväksyä sen manuaalisesti.

Tämä käyttäytyminen ei ole Revialin hallittavissa — sen määrittävät Microsoft Teamsin palaverikäytännöt.

Ratkaisu A: Organisaatiotason asetus (IT-ylläpitäjä)

Jos haluat odotushuoneasetuksen koskevan kaikkia organisaatiosi palavereita, IT-ylläpitäjän tarvitsee tehdä muutos kerran Teams Admin Centerissä.

1. Kirjaudu Microsoft Teams Admin Centeriin
2. Siirry kohtaan Meetings → Meeting policies
3. Valitse käytössä oleva käytäntö (esim. "Global (Org-wide default)")
4. Etsi Lobby-osio
5. Aseta "Who can bypass the lobby" → "Only organizers and co-organizers"
6. Tallenna muutokset

Tallennettuaan tämä koskee kaikkia organisaation palavereita. Yksittäisten käyttäjien ei tarvitse muuttaa mitään.

Huom: Palaverikäytäntöjen muutosten leviäminen koko organisaatioon voi kestää hetken.

Ratkaisu B: Palaverikohtainen asetus (palaverin järjestäjä)

Jos sinulla ei ole ylläpitäjäoikeuksia tai haluat muuttaa asetusta vain tiettyyn palaveriin, palaverin järjestäjä voi säätää sen itse:

1. Avaa Teams-kalenteri ja valitse palaveri
2. Klikkaa Kokousasetukset (tai "Meeting options")
3. Etsi "Who can bypass the lobby"
4. Valitse "Only me and co-organizers" tai "People I invite"
5. Tallenna

Tämä koskee vain valittua palaveria.

Mitä tapahtuu odotushuoneen käyttöönoton jälkeen

Kun odotushuone on käytössä, Revialin transkriptiobotti odottaa odotushuoneessa kuten mikä tahansa ulkopuolinen osallistuja. Palaverin järjestäjän (tai apujärjestäjän) täytyy hyväksyä botti manuaalisesti odotushuoneesta.

Botti näkyy odotushuoneessa nimellä, joka on määritelty organisaatiosi asetuksissa (oletuksena "Revial Assistant").

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö järjestäjän hyväksyä botti joka kerta? Kyllä. Jos odotushuonekäytäntö vaatii sitä, botti on hyväksyttävä manuaalisesti jokaista palaveria varten.

Voiko tämän muuttaa niin, että botti liittyy aina automaattisesti? Kyllä — aseta "Who can bypass the lobby" arvoon "Everyone" Teams-palaverikäytännössä tai palaverikohtaisissa asetuksissa. Tämä kuitenkin sallii myös muiden ulkopuolisten osallistujien ohittaa odotushuoneen.

Onko tämä Revialin asetus? Ei. Odotushuoneen käyttäytyminen on kokonaan Microsoft Teamsin hallinnassa. Revialin botti käyttäytyy kuten mikä tahansa ulkopuolinen osallistuja, joka liittyy palaveriin.